Hi everyone ! My name is Veronica, and I am writing to you from Las Flores, a small city of 20,000 people in Buenos Aires, Argentina. I just created my account and wanted to introduce myself to the community.
For the past 4 years, I’ve been running a local agroecological food node here. Up until now, I’ve been managing absolutely everything manually using Excel spreadsheets. It’s a lot of work! We offer around 500 products (supplied by a larger hub in the city of La Plata), and my routine involves coordinating the logistics, transportation, and organizing a fixed-point order pickup once a month for our local families. On top of that, I also host healthy eating workshops and wellness retreats.
Since our catalog is quite big (500 items!), I’m looking for some tips on how to properly set up the shop and bulk-upload our inventory without breaking anything.
My English is not very good, so I’m using a translator for this post. Is there anyone around here who speaks Spanish and could guide me a little bit?
So happy to join this platform and connect with other food sovereignty projects. Thanks in advance for the help!
Best,
Veronica
Hola Verónica! Soy Gaby, recientemente me uní para tomar la Administración de la pagina de CR, entonces soy super nueva también, pero existe una plantilla para subir el inventario: Product and Inventory import | OFN User Guide ya la revisaste? o el asunto es que está en ingles y no la entiendes?
Actualización: Estaba intentando traducir para ayudarte, pero el link a la plantilla para subir los productos usando CSV está quebrado, me da un error de autorización por que me redirecciona a la pagina de UK:
Aquí tienes la traducción y adaptación al español de la Guía de Importación de Productos e Inventario de Open Food Network (OFN) para el nuevo usuario:
Guía de Importación de Productos e Inventario en OFN
La herramienta de importación masiva permite a los productores cargar detalles de sus productos y a los distribuidores configurar el inventario de sus tiendas o hubs mediante archivos .csv. Esto facilita agregar o actualizar catálogo y stock de forma rápida y eficiente sin tener que hacerlo uno por uno.
1. Ubicación y usos de la herramienta
Para acceder a la herramienta, ingresa al menú azul horizontal, haz clic en Products (Productos) y luego en el menú verde selecciona product import (importación de productos).
Esta función permite realizar cuatro procesos principales:
- Importar productos nuevos.
- Actualizar detalles de productos existentes.
- Importar productos al inventario de una nueva tienda o hub.
- Actualizar el inventario de una tienda o hub existente.
2. Aspectos importantes antes de comenzar
- Formato y programa recomendado: Microsoft Excel no abre directamente archivos
.csv con la codificación adecuada. Se recomienda usar el programa gratuito LibreOffice Calc para editar y guardar los archivos en formato UTF-8.
- Sensibilidad a mayúsculas y minúsculas: Todos los campos del archivo son sensibles a mayúsculas y minúsculas (por ejemplo, se debe escribir
mL y Dairy, no ml o dairy).
- Campos no soportados para importación masiva: Actualmente, las imágenes, las propiedades del producto y las configuraciones de compra grupal (Group Buy Settings) deben configurarse manualmente para cada producto.
3. Importación de productos nuevos
Paso 1: Preparar el archivo CSV
Descarga la plantilla Product List Template CSV desde la página de importación. A continuación se detallan los campos del archivo:
producer (Requerido): Nombre exacto del perfil del productor al que se asignará el producto.sku (Opcional): Código SKU único para el producto.name (Requerido): Nombre principal del producto.display_name (Opcional): Nombre específico para distinguir variantes (por ejemplo, sabor o variedad).category (Requerido): Categoría del producto tal como aparece en la plataforma (ej. Dairy, Vegetables).description (Opcional): Descripción detallada del ítem.units (Requerido): Valor numérico de peso, volumen o cantidad.unit_type (Según corresponda): Unidad de medida (g, kg, T, mL, L); se deja en blanco si se vende por pieza/ítem.variant_unit_name (Según corresponda): Nombre de la unidad si es una pieza o empaque (ej. loaf, bunch).price (Requerido): Precio del producto (debe incluir impuestos si aplican).on_hand (Según corresponda): Cantidad exacta de inventario disponible.available_on (Opcional): Dejar en blanco.on_demand (Requerido): Ingresa 1 si el inventario es ilimitado; si colocas un número en on_hand e ingresas 1 en on_demand, el sistema lo marcará como ilimitado.shipping_category (Requerido): Categoría de envío configurada en la plataforma.tax_category (Opcional): Categoría de impuesto configurada en la plataforma.
Paso 2: Subir el archivo CSV
- Ve a Products > Product Import.
- En tipo de importación, selecciona Product List.
- Adjunta tu archivo
.csv actualizado.
- Haz clic en Upload.
- Revisa el resumen de la carga (productos creados o errores) y haz clic en save para confirmar.
4. Actualización de productos existentes
Para actualizar precios o existencias de productos ya creados:
- Identificación del producto: El sistema requiere 7 campos para identificar el producto existente:
producer, sku, name, category, units, unit_type/variant_unit_name y display_name.
- Campos actualizables: Únicamente se pueden actualizar 4 campos mediante esta plantilla:
sku, price, in_stock y unlimited.
- Campos no actualizables: Modificar la categoría, descripción o categorías de impuestos/envío en este archivo creará un producto nuevo en lugar de actualizar el existente.
- Opción de inventario en cero: Si seleccionas la casilla “Set stock to zero for all existing products not present in the file”, el sistema pondrá en
0 el inventario de todos los productos que no estén incluidos en el archivo subido.
5. Importación y actualización de inventario de tiendas / hubs
Para gestionar el inventario de un distribuidor o tienda:
- Descarga la plantilla Inventory Template CSV.
- Completa los campos requeridos:
producer, distributor (nombre del hub/tienda), name, display name, variant_unit_name, units, unit_type, price, On_Hand y On_demand.
- Ve a Products > Product Import, selecciona la opción Inventories, sube el archivo y haz clic en save tras revisar los resultados.
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Muchas gracias Gaby , y bienVenida 
Creía que había en España ergo en español , para agilizar y no tener que estar traduciendo !
Más si es así , voy con tus consejos y pidiendo ayuda a traductor 
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Si de hecho hay un link para el Manual de Usuario en Español en la página principal que redirecciona a Gitbook, pero está quebrado también, y da error, estoy intentando colaborar y hacer las traducciones, a ver si me aceptan como colaboradora. Saludos y Suerte!
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